Dalam lingkungan perusahaan, ada situasi tertentu di mana data elektronik seperti e-mail dan dokumen harus disimpan secara aman untuk keperluan investigasi atau proses hukum. Pada kondisi seperti ini, fitur Legal Hold menjadi sangat penting. Carbonio menyediakan mekanisme legal hold yang memungkinkan kalian mengamankan seluruh data pengguna tanpa risiko terhapus, dimodifikasi, atau hilang selama masa penyimpanan.
Fitur ini memastikan bahwa setiap informasi yang berkaitan dengan user tertentu tetap utuh sehingga bisa digunakan sebagai bukti jika diperlukan.
Apa Itu Legal Hold di Carbonio?
Legal hold adalah mekanisme yang digunakan untuk melindungi dan mempertahankan data elektronik agar tidak bisa dihapus, baik secara sengaja maupun tidak. Saat sebuah akun ditempatkan dalam kondisi legal hold:
- Semua e-mail dan dokumen akan disimpan tanpa batas waktu.
- Proses penghapusan oleh user tidak akan menghilangkan datanya.
- Sistem memastikan data tetap utuh untuk keperluan audit atau investigasi.
Dengan kata lain, legal hold adalah lapisan pengamanan tambahan agar data yang sensitif tetap tersedia dan tidak bisa dimanipulasi.
Mengelola Legal Hold Melalui Antarmuka Carbonio
Pada halaman Legal Hold, Carbonio menampilkan seluruh daftar user dalam satu domain, lengkap dengan:
- Status akun
- Status legal hold
Jika kalian ingin menampilkan hanya akun yang sedang berada dalam legal hold, cukup aktifkan switch filter di bagian atas halaman.
Untuk menempatkan akun pada kondisi legal hold:
- Cari user yang ingin kalian kelola (atau klik langsung dari daftar).
- Klik tombol SET LEGAL HOLD.
- Tombol yang sama dapat digunakan untuk menghapus status legal hold jika diperlukan.
Antarmuka ini memudahkan admin melihat secara cepat user mana saja yang sedang “dibekukan” datanya.
Melakukan Restore ke Akun Baru
Carbonio juga menyediakan fitur Restore on a New Account, yang berguna ketika kalian ingin memulihkan data user ke akun baru tanpa menyentuh akun asli yang masih berada dalam legal hold.
Caranya cukup klik tombol RESTORE, lalu isi parameter berikut:
1. Prefix Akun
Prefix ini akan ditambahkan di depan nama akun asli.
Contoh:
Akun asli → user@domain.com
Prefix → restore-
Hasil restore → restore-user@domain.com
2. Tanggal Restore
Kalian perlu menentukan tanggal dari mana data akan dipulihkan.
Semua e-mail setelah tanggal tersebut akan dimasukkan ke akun baru.
3. Daftar User yang Berhak Mengakses Akun Hasil Restore
Masukkan alamat e-mail lokal yang kalian izinkan untuk membuka akun hasil pemulihan.
4. (Opsional) Sertakan Item yang Sudah Dihapus
Jika diperlukan, kalian bisa memilih untuk memasukkan item yang sebelumnya telah terhapus oleh user (namun tetap tersimpan karena legal hold).
Yang paling penting, akun asli tidak akan terganggu sama sekali.
Restore ini membuat salinan data ke akun baru dengan kondisi aman dan terpisah.
Kesimpulan
Legal Hold di Carbonio adalah fitur vital untuk menjaga integritas data pada situasi yang membutuhkan perlindungan khusus, seperti proses hukum atau investigasi internal. Dengan kemampuan untuk:
- Mengunci data agar tidak bisa dihapus,
- Memantau status legal hold per pengguna,
- Melakukan restore ke akun baru tanpa menyentuh akun asli,
Carbonio memberikan pengelolaan data yang transparan, aman, dan sesuai kebutuhan perusahaan modern
